Loading...
Communicatieplan MSA 2017-11-15T14:18:05+00:00

Communicatieplan MSA 2017-2021

Versie 2017-01

Randvoorwaarde interne en externe communicatie M.S.A.

De organisatie structuur van de MSA is de basis van de organisatie waarbinnen gecommuniceerd word.
De organisatie heeft de volgende structuur:
Het dagelijks bestuur en bestuursleden bestaande uit:

Voorzitter.
Secretaris
Penningmeester.
Bestuurslid molenonderhoud/biotoop.
Bestuurslid PR en fondsenwerving.
Bestuurslid donateurs en werving.
Het bestuur kan zich verder laten ondersteunen door een werkgroep per portefeuille

Van bestuursleden wordt verwacht dat ze aantoonbare competentie bezitten op genoemde
terreinen.

De interne communicatie en de cultuur van de stichting.

Wil de interne communicatie adequaat zijn dan is het van belang voor alle partijen dat een ieder op de hoogte moet zijn van de missie en visie van de stichting. Elk bestuurslid dient daar naar te handelen. Iedereen moet zich bewust zijn van de kernwaarden waar de stichting voorstaat.

Doelen van het communicatieplan van de stichting.

Een verbeterde samenhang tussen bestuur als bezitter van erfgoed en verhuurder daarvan
Een stabiele sturing van haar bestuursagenda.
Bewaken van besluitvormings processen.( huishoudelijk reglement)
Een heldere uitwisseling en initiatie van activiteiten
Een uniforme communicatie naar derden
Een herkenbare eenduidige eigentijdse huisstijl.
Een partnership met bedrijven en overheden.
Het verstevigen van het netwerk.
Een werkbare verstandhouding tussen bestuur en molenaars/huurders van onze monumenten.

Middelen daartoe.

• Heldere communicatie.
• Het bestuur ontvangt tijdig bericht uitnodiging van de bestuursvergadering, de agenda, de notulen en onderhavige stukken.
• Het bestuur laat zich goed informeren alvorens er besluiten genomen worden.
• Zaken worden bij vergadering besloten en geaccordeerd met gewone meerderheid van stemmen.
• Huishoudelijk reglement.
• Zaken als informeel advies dienen afgestemd te worden met het dagelijks bestuur van de stichting.
• In te dienen agendapunten dienen tijdig bij de secretaris aanwezig te zijn.
• De secretaris overlegt in het DB of ingediende punten van belang zijn.
• Kennis nemen van wet- en regelgeving op een aantal terreinen, o.a
• Landschapsinrichting met name biotopen rond de molens
• Wet- en regelgeving rijksmonumenten.
• Wet- en regelgeving verhuur rijksmonumenten.

Voor welk voorkeursdomein kiest het huidige bestuur:

Sturing.
Taakgericht en betrokken bij de zaak
Visie, plannen en doelen.
Organiseert en delegeert.
Weet wat er gaande is in de molenwereld.
Een betere inzet tot samenhang van betrokkenen en partners van de MSA.
Moedigt mensen aan.
Lost conflicten op.
Gericht op relatie in de buitenwereld; bedrijven, politiek, publiek.
Werkt voortdurend aan haar imago.
Is zichtbaar als eigenaar van haar monumentale molens.

Externe communicatie.

Kwartaalblad molenmagazine voor Noord-Holland “Molenpost” ter informatie aan onze
donateurs.
Het organiseren van publieksactiviteiten voor donateurs en draagvlak-verbreding
De stichting heeft tal van partners, die georganiseerd zijn in de Noord Hollandse Molenfederatie en de Vereniging de Hollandsche Molen. Met beiden vindt er regelmatig overleg plaats.
Het onderhouden van de eigen website met actuele ontwikkelingen en informatie.
Bewaken huisstijl in de externe communicatie d.m.v. brieven, flyers, brochures, presentaties.
Het onderhouden van contacten met het bedrijfsleven en de lokale overheid.

Doelen van externe communicatie.

De stichting is zich er ter degen van bewust dat het onderhoud en beheer van de molens gewaarborgd moet blijven, ondanks financiële voor- en tegenspoed zoals bv bezuinigingen op subsidies en terugloop in de donaties.
In verband met de bezuinigingen van overheidswege is de stichting zich terdege van bewust dat onderhoud en beheer van de molens gewaarborgd moet blijven. De stichting realiseert zich hiervoor blijvend moet profileren.

De middelen die beschikbaar zijn:

• Band met lokale en provinciale overheden versterken.
• De afhankelijkheid van regelgeving en geldstromen zijn onontbeerlijk.
• Lobbyen bij gemeentelijke ambtenaren en politiek met als doel de financiële en praktische ondersteuning van de molens te waarborgen en eveneens tijdig inzicht te krijgen in lokale planvorming rond de molenbiotopen.
• Werven en informeren van donateurs.
• P.R. via beschikbare media zoals lokale kranten en tv .
• Het optimaal benutten van de publieke belangstelling voor de molens.

Vrijwillige molenaars en communicatie.

De communicatie van het bestuur naar de vrijwillige molenaars en andersom is in het verleden vaak moeizaam verlopen. Het huidige bestuur is zich ervan bewust dat dit geoptimaliseerd dient te worden. Zij zal zich bedienen van een service gerichte aanpak
naar haar huurders/molenaars.

Middelen daartoe.

Het bestuur heeft besloten geen afvaardiging molenaars meer uit te nodigen op haar maandelijkse vergaderingen. In plaats daarvan zullen de molenaars periodiek worden geïnformeerd via een afschrift van de notulen van de bestuursvergaderingen.
Het beleidsstuk inrichting molenerven (2007) en erfinrichtingsplan per molen.
De huur- en molenaarscontracten.
Ten minste eenmaal per jaar een gezamenlijke bijeenkomst (Nieuwjaarsborrel)
Tussentijdse mededelingen aan de molenaars over de voor hen belangrijke en relevante zaken kunnen via de mail kenbaar gemaakt worden.
Voor algemene zaken is de secretaris het aanspreekpunt voor de molenaars.
Bestuursbesluiten worden via de secretaris aan de molenaars gecommuniceerd.
Het bestuurslid met portefeuille molenonderhoud en biotoop is voor deze onderdelen het aanspreekpunt.

Tot slot:

Dit communicatieplan is opgesteld als leidraad voor de communicatie tussen het bestuur, molenaars en derden. Dit is een levend document dat kan worden aangepast waar vernieuwde inzichten en ontwikkelingen dit vereisen.